Seit dem 13. September 2022 ist die Rechtslage eindeutig – und wird trotzdem in vielen Betrieben ignoriert: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, vollständig, nicht nur die Überstunden. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, gestützt auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Was fehlt, ist ein Gesetz, das sagt, wie. Dieser Beitrag erklärt, was heute gilt, was der Reformentwurf 2026 vorsieht, was Vertrauensarbeitszeit noch bedeutet und wie Beschäftigte ihre Stunden beweisen, wenn der Arbeitgeber nicht mitschreibt.
Die Rechtsgrundlage: EuGH 2019, BAG 2022
Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO“), dass die EU-Arbeitszeitrichtlinie die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zu einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen System“ der Arbeitszeiterfassung anzuhalten – ohne Erfassung ließen sich Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten nicht kontrollieren. Der deutsche Gesetzgeber reagierte nicht. Das Bundesarbeitsgericht zog am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Konsequenz: Die Pflicht ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes – Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Nicht nur die Zeit über acht Stunden, wie es § 16 Abs. 2 ArbZG bislang verlangte, sondern die gesamte.
„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, Leitsatz
Was „erfassen“ heute konkret bedeutet
Das BAG hat die Pflicht festgestellt, die Form aber offengelassen. Nach den Hinweisen des Bundesarbeitsministeriums und der Rechtsprechung der Landesarbeitsgerichte gilt bis zu einem Gesetz:
- Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – Pausen also mittelbar.
- Die Form ist frei: Stundenzettel, Excel-Tabelle, App, Stempeluhr – alles zulässig, solange die Aufzeichnung tatsächlich stattfindet und nachprüfbar ist.
- Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich für Kontrolle und Vollständigkeit.
- Die Aufzeichnung muss zeitnah erfolgen; eine nachträgliche Rekonstruktion am Monatsende genügt nicht.
- Der Betriebsrat hat kein Initiativrecht zur Einführung (das war der Streitpunkt im BAG-Fall), aber ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Systems.
Ausnahmen für Kleinbetriebe, Vertrauensarbeitszeit oder Homeoffice gibt es nach geltendem Recht nicht. Die Grenzen, die mit der Erfassung überwacht werden sollen – acht Stunden, Pausen, Ruhezeit –, erklärt der Ratgeber Arbeitszeitgesetz: die Regeln 2026.
Vertrauensarbeitszeit: erlaubt, aber nicht mehr blind
Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet – nicht auf die Kenntnis der Dauer. Nach der BAG-Entscheidung ist sie weiter möglich, wenn die Beschäftigten ihre Zeiten selbst erfassen und der Arbeitgeber sie einsehen kann. Was nicht mehr geht: Vertrauensarbeitszeit als Synonym für „wir schreiben nichts auf“. Praktisch führen viele Unternehmen eine Selbstaufzeichnung per App ein und verzichten auf Vorgaben zu Beginn und Ende – Gleitzeit ohne Kernzeit. Für Führungskräfte unterhalb der leitenden Ebene gilt dasselbe; nur leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind vom ArbZG und damit von der Erfassungspflicht ausgenommen.
Der Reformentwurf 2026: elektronisch, mit Übergangsfristen
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Sommer 2026 will die Pflicht ins Arbeitszeitgesetz schreiben und präzisieren:
| Punkt | Entwurf 2026 |
|---|---|
| Form | elektronisch – App, Software, Terminal; handschriftlich nur in Kleinstbetrieben |
| Ausnahme | dauerhaft für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten (nichtelektronische Erfassung zulässig) |
| Übergangsfrist | 1 Jahr allgemein, 2 Jahre für Unternehmen unter 250 Beschäftigten |
| Inhalt | Beginn, Ende, Dauer täglich; Aufbewahrung 2 Jahre |
| Tariföffnung | abweichende Regelungen durch Tarifvertrag, etwa zur Erfassung durch die Beschäftigten selbst |
| Verknüpfung | gekoppelt an die Einführung der Wochenhöchstarbeitszeit (48 Stunden im Schnitt, tariflich zu öffnen) |
Stand September 2026 ist der Entwurf weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag; der Koalitionsausschuss hat ihn im Juli nicht in sein Maßnahmenpaket aufgenommen. Bis dahin gilt die Rechtsprechung – und die kennt keine Übergangsfrist.
Was Beschäftigte tun können
Selbst aufzeichnen
Auch wenn der Arbeitgeber kein System hat: Führen Sie eigene Aufzeichnungen – Datum, Beginn, Ende, Pausen, Tätigkeit. Der Arbeitszeitrechner ist dafür gedacht: Woche eintragen, Link kopieren, im Kalender ablegen. Vor Gericht zählt eine zeitnahe, lückenlose Aufzeichnung mehr als eine spätere Schätzung. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (5 AZR 359/21) klargestellt, dass die Beweislast für Überstunden trotz EuGH weiterhin beim Arbeitnehmer liegt – wer keine Aufzeichnung hat, verliert.
Auskunft verlangen
Beschäftigte können vom Arbeitgeber Einsicht in die über sie geführten Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen (§ 16 Abs. 2 ArbZG, Art. 15 DSGVO). Fehlen sie, ist das ein Indiz, das Gerichte zugunsten des Arbeitnehmers werten können, wenn er seine eigenen Stunden schlüssig darlegt.
Melden
Fehlende Zeiterfassung ist ein Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz und kann bei der Arbeitsschutzbehörde des Landes (Gewerbeaufsicht) angezeigt werden, auch anonym. Der Betriebsrat kann die Einführung eines Systems über sein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung mit anstoßen.
Datenschutz
Die Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten; sie ist zulässig, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 26 BDSG). Unzulässig wird es, wenn das System mehr erfasst als nötig: GPS-Ortung, Screenshots, Tastaturprotokolle. Zulässig ist die Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Projektzeiten; Daten sind nach zwei Jahren zu löschen, sofern keine Streitigkeit anhängig ist. Der Betriebsrat muss der Einführung technischer Systeme zustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Für Arbeitgeber: Was jetzt zu tun ist
- Ein System einführen – auch ein einfaches, aber für alle Beschäftigten und jeden Arbeitstag.
- Delegation an die Beschäftigten schriftlich regeln, Kontrolle und Stichproben dokumentieren.
- Bei Vertrauensarbeitszeit: Selbstaufzeichnung mit Einsichtsrecht des Arbeitgebers.
- Betriebsrat einbinden, Datenschutzfolgenabschätzung bei elektronischen Systemen.
- Ausgleichszeiträume für Überstunden festlegen und die Konten monatlich prüfen – das ist der eigentliche Zweck.
Das Bußgeld für fehlende Aufzeichnungen nach § 22 ArbZG beträgt bis zu 30.000 € je Fall; in der Praxis ahnden Behörden meist erst nach Aufforderung. Teurer sind Überstundenklagen: Ohne Aufzeichnung fällt es dem Arbeitgeber schwer, geltend gemachte Stunden zu widerlegen.
